Centro de evaluación de PPM para departamentos internos

¿Qué es la gestión de carteras de proyectos (PPM) para departamentos internos?

PPM para departamentos internos sirve para administrar los distintos tipos de proyectos que se llevan a cabo en la empresa y para la empresa. PPM para departamentos internos es diferente a las soluciones PPM típicas porque trata otros proyectos además de los que se llevan a cabo a nivel interno, y sirve para administrar también los tiempos, los programas y la organización de los recursos para utilizarlos en la mejor forma posible.

Catalizadores de negocios y ventajas de PPM para departamentos internos

Las soluciones PPM para departamentos internos ayudan, como su nombre lo indica, a organizar y administrar proyectos internos. Para ello,

• controlan el número de factores desconocidos relacionados con los compromisos del proyecto, de manera que facilitan la toma de decisiones
• sirven para asegurarse de que la cartera de proyectos se enfoca en los proyectos centrales o necesarios, con el fin de mantener los costos bajos y asignar los recursos de forma adecuada
• maximizan el uso de recursos y reducen el desperdicio
• permiten llevar a cabo simulaciones (what-if) para que los gerentes puedan pronosticar los problemas y tomar medidas antes de que se presenten, a fin de reducir el riesgo y equilibrar la cartera de proyectos
• permiten que las empresas hagan un mejor seguimiento de la nómina y los gastos internos, y que se aseguren de que se cumple con las políticas y los reglamentos a nivel interno, gracias a herramientas automatizadas de gestión de tiempo y gastos

Riesgos de PPM para departamentos internos

Las empresas que no implanten un sistema PPM para departamentos internos adecuado se arriesgan a sufrir ineficiencias:

• La incapacidad para identificar y asignar prioridades a los proyectos internos que son críticos para la misión de la empresa pueden generar un desperdicio de recursos (gente, tiempo, equipo y dinero), y pueden dar lugar a proyectos incompletos
• La falta de flexibilidad en los flujos de trabajo afecta su capacidad para cambiar las "etapas" (o tareas) de un proyecto conforme vaya siendo necesario, y esto puede ocasionar retrasos en el proyecto
• Sin herramientas de colaboración en tiempo real, como mensajería instantánea, foros de discusión y gestión de documentos, no es posible compartir la información esencial de los proyectos y sus etapas con los integrantes de los equipos de los proyectos, y esto retrasa el inicio o la terminación de los mismos
• La incapacidad para crear perfiles de los recursos que especifiquen habilidades, certificaciones, capacitación y educación puede llevarlo a asignar incorrectamente sus recursos humanos

¿Por qué usar el Centro de evaluación de PPM para departamentos internos?

• Evaluar si la funcionalidad de PPM para departamentos internos y sistemas de back-office (recursos humanos y finanzas) logra satisfacer sus necesidades
• Algunos sistemas de PPM para departamentos internos tienen funcionalidad de inteligencia de negocios (BI); sin embargo, puede ser una exageración si su empresa ya cuenta con un sistema de BI
• Hacer una comparación detallada para descubrir qué proveedores pueden satisfacer sus necesidades de elaboración de presupuestos y seguimiento para análisis de proyectos.

Libros blancos de los proveedores relacionados con PPM para departamentos internos
(en whitepapers.technologyevaluation.com)

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